Back to blog

Aan boord bij VikingCo!

28 juli 2014 - Posted in Inspirerende voorbeelden Posted by:

Vijf jaar, na de respectievelijke opstart van het bedrijf, telt VikingCo (inclusief de freelancers) een 70-tal medewerkers. Je kan dus wel spreken van een bedrijf in volle groei. Tot voor kort was er binnen het bedrijf geen volwaardige HR-functie. Vele good practices, welke in het interview met Sofie vermeld worden, zijn instinctief in het bedrijf ontstaan en vonden daar een sterke bodem om verder te groeien. Gezien het groeipad van VikingCo is het echter vandaag de dag belangrijk om dit scharniermoment aan te grijpen en de bedrijfsstructuur verder te optimaliseren om voorbereid te zijn op de toekomstige uitdagingen.

Hoe trachten jullie binnen VikingCo de medewerkers te enthousiasmeren en hun passie voor het werk levend te houden?
“We investeren binnen het bedrijf zoveel als mogelijk in kruisbestuiving tussen de medewerkers wat mede mogelijk wordt gemaakt door ons bedrijfsmodel, wat vandaag de dag nog vrij atypisch is. VikingCo heeft namelijk geen organigram waarin de vertaling van een hiërarchische structuur te vinden is. We zijn vandaag volgens een cirkelmodel (klik hier om het cirkelmodel te bekijken) georganiseerd waarbij medewerkers terechtkomen in een departementscirkel welke hun habitat is (vb. marketing, customer care, development,…). Daarnaast werken zij crossfunctioneel in cirkels waarbij zij gecast worden op hun toegevoegde waarde voor de respectievelijke cirkel. Op die manier spreken we medewerkers dag in dag uit aan op hun vaardigheden en expertise en dagen we hen keer op keer uit een “nieuwe Vikinghelm” op te zetten. Het cirkelmodel stimuleert kruisbestuiving want er wordt veel kennis en ervaring tussen medewerkers gedeeld. Dit organisatiemodel geeft mensen de kans, naast het volgen van opleiding uiteraard, zich professioneel en persoonlijk te ontplooien. Naast het continue uitdagen van mensen en in te zetten op hun groeiproces, zetten we ook in op de creatie van een leuke werkplek. Zo kunnen medewerkers hun eigen bureau aankleden en hebben we bijvoorbeeld een kicker- en pingpongtafel om te ontspannen. Er worden ook heel wat informele activiteiten buiten de werkuren georganiseerd zoals bijvoorbeeld gaan supporteren voor de Rode Duivels.” 

 Is jullie bedrijf dan “leidinggevendenvrij”?
Het is zo dat onze medewerkers in hun departementscirkel wel een lead hebben. Daarnaast hebben zij ook steeds een “go to person” in de cirkels waar zij actief zijn opdat ze steeds terecht kunnen met hun vragen. De lead uit de departementscirkel is bij evaluaties verantwoordelijk om informatie te vergaren bij de “go to persons” van de andere cirkels.”

Waarin moeten jullie leads uitblinken?
“Onze leads dienen over het juiste VikingDNA  en de juiste leiderschapsvaardigheden te beschikken. Dit betekent voor ons medewerkers kunnen enthousiasmeren; meenemen in het Vikingverhaal; de krachten van mensen zien en kunnen aanboren en deze verder laten groeien; een positieve mindset hebben; communicatief sterk staan en ambassadeur zijn voor het bedrijf; inzetten op de verbondenheid tussen medewerkers en als kers op de taart ook plezier beleven in datgene wat ze doen. We verwachten van onze leads ook dat ze de verantwoordelijkheid van hun medewerkers respecteren en het niet voortdurend van hen overnemen. Het is vooral belangrijk dat ze een faciliterende rol opnemen en inzetten op die zaken die nodig zijn opdat hun medewerkers dag in dag uit het beste van zichzelf kunnen geven. Een te controlerende houding wordt bovendien niet geapprecieerd omdat we binnen het bedrijf een cultuur hebben waarin fouten kunnen en mogen gemaakt worden, zolang medewerkers er maar uit leren.”

Hoe stimuleren jullie creativiteit en ondernemerschap bij de medewerkers?
“Eén van de hoofdredenen waarom het bedrijf  werkt volgens het huidige cirkelmodel is net om de ondernemersgeest; creativiteit en innovatief vermogen bij onze medewerkers te stimuleren. Een horizontale organisatiestructuur met weinig hokjes en muren legt immers meer verantwoordelijkheid bij medewerkers waarbij zij op hun beurt sterker betrokken raken bij het bedrijf en zelf meer innovatieve ideeën lanceren. Daarnaast hebben we ook enkele specifieke cirkels in het leven geroepen (vb. Employer Of Choice, Metrics And Numbers, Brand Value,…) die belangrijk zijn voor de verdere groei van het bedrijf. Eén van deze cirkels, de Innovatiecirkel, heeft specifiek tot doel om antwoorden te formuleren op de vraag hoe we creativiteit en innovatie levend houdend in onze groeiende organisatie. Momenteel werkt deze cirkel aan een policy waarbij medewerkers de kans krijgen om gedurende vijf werkdagen per jaar aan hun innovatieve ideeën te werken. Deze dagen kunnen vrij worden ingezet en ingevuld (vb. door brainstormsessies; het veld intrekken om bij interessante partners ideeën op te doen welke het bedrijf of onze producten ten goede komen,…) Vervolgens dient de medewerker te bekijken bij welke cirkel in het bedrijf zijn/haar idee het beste aansluit (vb. Marketing; Customer Care;…) en wordt men gevraagd om het idee te gaan voorstellen in de desbetreffende cirkel. Indien deze cirkel aangeeft dat het om een interessant, bruikbaar en vernieuwend idee gaat, krijgt de respectievelijke medewerker zijn vijf gespendeerde werkdagen terug en kan hij/zij deze opnieuw inzetten om nog een ander idee uit te werken.”

Hoe integreren jullie de waarden waar jullie voor staan in de bedrijfscultuur?
“We doen dit vandaag de dag zeer intuïtief. Er zijn in het verleden wel waarden geformuleerd als: the power of a community-driven approach; putting the members first; cooperation; non-conformism en making the impossible possible. We merken vandaag echter dat we als organisatie zodanig gegroeid zijn waarbij een nieuwe waardenoefening zich opdringt omdat de in het verleden geformuleerde waarden onvoldoende de huidige lading dekken. We vinden het bij deze oefening zeer belangrijk om al onze medewerkers te betrekken omdat deze uiteraard als basis zullen gebruikt worden voor alle zaken die we verder zullen ondernemen en beslissen als bedrijf (vb. aanwervingen en selectie; organiseren van activiteiten; stellen van prioriteiten; toekomstige promoties;…).”

Hoe willen jullie dat mensen jullie bedrijfscultuur zien; voelen; proeven en ruiken?
“We vinden het alvast zeer belangrijk dat iedereen die in aanraking komt met ons bedrijf op een hele vriendelijke manier onthaald wordt. We willen dat je de Vikingsfeer met al jouw zintuigen kan waarnemen (vb. contact met de medewerkers, inkijk op de open spaces, …). We willen hier in de toekomst ook nog meer oog voor hebben en wegblijven van het traditionele office-denken.”

Beschrijf eens enkele “Moments of Glory” van het laatste jaar voor jullie bedrijf.
“De laatste teamdag is zeker een moment geweest waar onze medewerkers vandaag nog over spreken. Naast leuke activiteiten zijn hier ook onze medewerkers voor hun engagement in de bloemetjes gezet. Ook hier wordt out of the box gedacht want wij vieren geen vijf of tien jaar in dienst maar wel de één, drie en zesjarige medewerkers in dienst. Daarnaast organiseert de CEO ook jaarlijks een barbecue bij hem thuis en dit wordt ook bijzonder gewaardeerd door alle medewerkers. Tot slot worden de behaalde mijlpalen ook steevast met de medewerkers  gevierd (vb. het verwelkomen van onze 200 000-ste Viking waarbij een springkasteel in de vorm van een schip op onze kantoorcampus werd geplaatst).”

Hoe betrekken jullie en communiceren jullie met de medewerkers over de groei van het bedrijf?
De CEO van het bedrijf vindt dit zeer belangrijk en daarom hebben we maandelijks een all company meeting waarbij hij ten aanzien van alle medewerkers vertelt waar hij mee bezig is; wat zijn visie op de organisatie is; hoe de financiële situatie eruit ziet; wat de toekomstige ontwikkelingen zijn; enzovoort. Onze CEO en de manier waarop we georganiseerd zijn, spelen een belangrijke rol in de open en transparante communicatie. Hij denkt heel visionair en inspireert het hele bedrijf om voortdurend te innoveren. Hij heeft ook voelsprieten voor wat er leeft en is steeds bereid na te denken over de ontvangen feedback van de medewerkers. Bovendien kunnen de respectievelijke cirkels ook ‘tijd opeisen” van de meeting om aan het hele bedrijf te vertellen waar ze mee bezig zijn (vb. grote campagnes; lanceringsdata van nieuwe projecten; nieuwe medewerkers;…). Daarnaast is er ook kruisbestuiving tussen de diverse leads die in een tweewekelijks overleg terugkoppelen waar hun teams rond werken en op dit overleg kunnen ook meer overkoepelende topics en vragen besproken worden die de leads op hun beurt meenemen naar de medewerkers in hun cirkel. De presentaties van de all company meeting en de notulen van het overleg van de leads worden kort nadien op een shared drive gepost die toegankelijk is voor alle medewerkers in het bedrijf. Indien men hier vragen over heeft, kan men de respectievelijke betrokkenen hierover aanspreken. Wij vinden het zeer belangrijk om zo open en transparant mogelijk te communiceren met onze medewerkers. We hebben recent ook de interne nieuwsbrief nieuw leven ingeblazen waarin we topics over het bedrijf en weetjes over de medewerkers opnemen. En tot slot hebben we ook een groot scherm in onze open space staan waar we onze doelen en belangrijkste cijfers visueel en up to date zichtbaar maken voor alle medewerkers (vb. het aantal Vikings die we willen bereiken op het einde van het jaar; het aantal downloads van de nieuwe VikingApp;…). We willen hier nog verder in gaan en onze cirkelstructuur ook visueel gaan weergeven opdat zichtbaar is wie op welk moment in welke cirkels actief is en hoe de werkdruk bij de medewerkers verdeeld is.”

Wat vinden jullie belangrijk als jullie geconfronteerd worden met veranderingen?
Transparantie; open communicatie; flexibiliteit en erkenning geven, zijn voor ons hierin de sleutelwoorden. Veranderingen op de markt worden bovendien onmiddellijk intern gedeeld opdat iedereen in het bedrijf voldoende op de hoogte is en meteen kan anticiperen als men ermee geconfronteerd wordt.”

Waar ligt u ’s nachts van wakker?
“Ik maak me eigenlijk niet zoveel zorgen. Ik zie vooral veel positieve en leuke uitdagingen in dit groeiende bedrijf.”

Wat is jouw gouden tip voor andere bedrijven en organisaties?
“Het beste wat je als bedrijf kan doen is zo open en transparant mogelijk zijn naar je  medewerkers. Er is namelijk niets zo nefast voor de bedrijfscultuur dan een roddel die een eigen leven gaat leiden. Je kan beter proactief communiceren wat je weet en welke richting je uitgaat maar tegelijk ook aangeven wat nog niet duidelijk is. Een te sterke hiërarchie is nefast voor interne communicatie. Vlakkere structuren boeken hier betere resultaten in.”

Dank aan Sofie Van Eemeren en het hele team van VikingCo (www.vikingco.com) voor het boeiende gesprek; de vele tips en de open houding over de bedrijfscultuur- en structuur die naar mijn aanvoelen heel wat bedrijven kan inspireren om zelf mee aan de slag te gaan!

Nele

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

Je mag gebruik maken van deze HTML tags en attributen: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>